Mapa de cotação: organize respostas antes de comparar

O mapa de cotação reúne preços e condições de fornecedores lado a lado, mas a comparação exige conferir se as respostas atendem à mesma solicitação. Preserve os documentos originais, identifique revisões e sinalize diferenças de item, unidade, quantidade e condições comerciais. Avalie primeiro o recurso nativo do sistema e entregue o mapa ao comprador com as pendências visíveis, sem escolher automaticamente um vencedor.

Sua equipe de compras recebeu propostas, mas uma delas oferece embalagens diferentes e outra deixa itens sem resposta. Antes de olhar os totais, é preciso entender o que cada documento realmente cobre. O trabalho começa pela organização das respostas, não pela classificação do menor preço.

O que é um mapa de cotação e onde termina sua função

O mapa de cotação é um quadro que organiza propostas para comparar preços e condições. A documentação do Mapa de Cotações da Vobi mostra essa visualização lado a lado, com itens, quantidades, unidades e detalhes como frete, descontos, impostos, previsão de entrega e validade.

Esses campos ajudam a enxergar o conteúdo recebido. Não demonstram, por si só, que as ofertas têm o mesmo escopo: uma proposta com menos itens ou quantidade diferente precisa ser conferida antes da comparação de totais.

O procedimento recomendado aqui termina na entrega do comparativo ao comprador. Escolher fornecedor, autorizar gasto e gerar pedido ficam fora dele. Também não se trata de cadastrar ou homologar fornecedores, nem de conferir documentos fiscais.

Comece pela solicitação enviada e pela versão da resposta

Antes de transcrever preços, recomendamos vincular cada proposta à solicitação que a originou. Registre o identificador da solicitação, sua revisão e a base enviada: item, especificação, unidade e quantidade.

Na resposta, mantenha o fornecedor, a referência da proposta, a revisão recebida e o documento original. Assim, quem conferir o mapa poderá voltar à origem de uma informação sem depender apenas da célula preenchida.

Não apague silenciosamente uma proposta anterior

Se o fornecedor enviar uma correção, preserve a versão anterior e identifique qual está sendo usada no comparativo. Registre o que mudou e se a nova resposta corresponde à mesma revisão da solicitação.

Uma alteração na especificação solicitada pede nova conferência. Não trate a resposta antiga como aderente ao novo escopo apenas porque o nome do item continua parecido.

Esse vínculo entre versões e documentos é uma orientação de organização, não uma norma universal ou uma função comprovada em todo sistema de gestão. Combine com a equipe como registrar e consultar o histórico no ambiente disponível.

Quais campos tornam as propostas comparáveis

Separe o que foi solicitado do que foi oferecido. O manual do mapa de cotação da Globaltec distingue quantidade solicitada, quantidade da cotação e especificação, além de documentar alteração de quantidade por fornecedor. É um exemplo de por que esses dados não devem ser tratados como um único campo.

Use a matriz abaixo como roteiro de conferência. Ela é uma proposta de trabalho, não uma lista de funcionalidades obrigatoriamente disponíveis no seu ERP, o sistema de gestão da empresa.

Grupo	O que registrar	O que conferir
Solicitação	Identificador, revisão, item e especificação	A resposta corresponde à base enviada?
Quantidades	Unidade e quantidade solicitadas e oferecidas	Há embalagem diferente ou atendimento parcial?
Origem	Fornecedor, proposta, revisão e documento recebido	É possível localizar a evidência do dado?
Cobertura	Cotado, não cotado, indisponível ou a esclarecer	As ausências estão explícitas?
Condições	Preço, frete, descontos, impostos informados, pagamento, entrega e validade	O que está confirmado e o que falta esclarecer?
Pendências	Divergência, responsável e confirmação necessária	O comprador consegue identificar os limites da comparação?

Confira item, unidade e quantidade separadamente

Não converta embalagens sem um fator de conversão documentado. Primeiro confirme o conteúdo oferecido e sua correspondência com a unidade solicitada. Preserve tanto a informação original quanto a referência usada na conversão, quando ela puder ser feita.

Quantidade compatível também não comprova especificação equivalente. Se houver uma alternativa ao item solicitado, encaminhe-a ao responsável técnico para validação. Até lá, deixe a divergência visível, sem apresentar a alternativa como substituição aceita.

Não complete condições por suposição

Para este roteiro, registre pagamento, entrega e validade conforme a resposta recebida. Se uma condição não veio, use “não informado” ou “a confirmar”, em vez de deduzir o que o fornecedor quis dizer.

Aplique o mesmo cuidado a frete, descontos e impostos informados. Ausência de frete não significa frete grátis. Mantenha as condições pendentes junto do total exibido e não o apresente como completo enquanto faltar esclarecer o que ele inclui.

Como tratar respostas parciais e condições ausentes

Recomendamos separar os estados de cobertura do campo de preço:

• Cotado: o fornecedor apresentou uma oferta para aquele item.
• Não cotado: a resposta não trouxe cotação para o item.
• Indisponível: o fornecedor informou que não dispõe do item.
• Aguardando esclarecimento: existe uma dúvida que impede interpretar a resposta.

Não transforme ausência em zero. Se o documento trouxer preço zero expressamente, preserve o registro recebido e peça conferência; ele não deve ser confundido com uma célula vazia. Da mesma forma, não registre indisponibilidade sem que essa condição tenha sido informada.

Exemplo fictício: propostas que ainda não podem ser somadas

Imagine que um fornecedor ofereça o item na unidade solicitada. Outro responda por embalagem, mas sem informar seu conteúdo. Outro deixe o item sem cotação.

No roteiro proposto, a primeira resposta segue para conferência da especificação e das condições. A segunda fica com pendência de equivalência de unidade. A terceira recebe o estado “não cotado”, sem preço artificialmente preenchido.

O exemplo não indica um vencedor. Ele mostra por que a cobertura precisa aparecer antes de comparar os totais: as respostas ainda não representam necessariamente o mesmo conjunto de itens.

Confira o que o relatório deixa de mostrar

Há uma limitação concreta na documentação do Mapa da Cotação do Novo Fluxo de Compras do TOTVS Protheus: no ambiente Compras/GCT, release 12.1.2410, apenas fornecedores que responderam completamente aparecem nesse mapa; respostas parciais não aparecem.

Essa restrição pertence ao recurso e ambiente documentados. Não vale como afirmação sobre todo produto TOTVS ou qualquer ERP. Para seu processo, confira a cobertura do relatório usado e mantenha as respostas parciais identificadas, mesmo quando não estiverem visíveis no comparativo nativo.

Avalie o mapa nativo antes de integrar respostas

Não comece supondo que precisa de outra ferramenta. O mapa de comparação do Sienge já faz parte do módulo Suprimentos – Compras, contempla frete nas análises e distingue o comparativo da geração do pedido.

Antes de propor uma integração complementar, peça ao responsável pelo sistema que confira:

• Quais campos estão disponíveis e quais filtros alteram a visualização.
• Como o mapa trata respostas parciais e itens não cotados.
• Quais condições entram no total apresentado.
• Quais exportações e permissões existem na versão utilizada.

Uma lacuna concreta pode justificar avaliar a integração de sistemas. Por exemplo, se as respostas recebidas fora do sistema não chegam ao comparativo com suas revisões e pendências, descreva exatamente quais informações precisam circular e quais devem continuar sob conferência humana.

Como fluxo conceitual, considere receber o documento, vinculá-lo à solicitação e à revisão, preservar o original, estruturar os campos, conferir equivalência e cobertura e listar pendências. O destino é a entrega ao comprador, não a execução automática da compra.

A viabilidade depende de acesso documentado aos dados e de regras de tratamento aprovadas. Exportar uma planilha não comprova que exista uma API, interface usada por programas para trocar dados ou executar operações. Este roteiro não pressupõe conectores prontos nem exige inteligência artificial.

Entregue o mapa conferido ao comprador

Prepare a entrega com o comparativo, os documentos de origem e as pendências. Identifique também o responsável pela conferência e as propostas utilizadas, para que uma nova resposta não seja confundida com a base já analisada.

Antes de encaminhar, confira se revisões estão identificadas, unidades e quantidades foram verificadas e condições ausentes continuam sinalizadas. Se uma equivalência depende de confirmação técnica, ela deve acompanhar a entrega como pendência, não como dado resolvido.

O comprador recebe uma base para análise com limites explícitos. A escolha do fornecedor e as autorizações seguem o processo próprio da empresa, fora da automação proposta.

Principais conclusões

• Vincule cada resposta à solicitação e à revisão correspondentes, preservando o documento original.
• Confira especificação, unidade e quantidade antes de tratar as propostas como equivalentes.
• Separe preço de cobertura: item não cotado, indisponibilidade e valor zero não são o mesmo estado.
• Avalie campos, filtros e limitações do mapa nativo antes de propor uma integração complementar.
• Entregue o comparativo com pendências visíveis, sem escolher vencedor ou gerar pedido automaticamente.

Perguntas frequentes

Um item não cotado pode virar preço zero?

Não no procedimento recomendado. Registre “não cotado” sem inventar valor; se o fornecedor informou zero expressamente, preserve essa informação e encaminhe para conferência.

Posso converter uma embalagem para a unidade solicitada?

Somente depois de confirmar um fator de conversão documentado e a correspondência da especificação. Sem essa base, mantenha a divergência como pendência e solicite esclarecimento.

Preciso integrar respostas se meu ERP já tem um mapa?

Não necessariamente. Confira primeiro se o recurso nativo atende aos campos, à cobertura e às condições necessários; avalie integração complementar apenas para uma lacuna concreta e com acesso documentado.

Como manter a versão enviada e a resposta recebida?

Recomendamos registrar a revisão da solicitação e vinculá-la à proposta e ao documento original. Quando chegar uma correção, identifique a versão em uso sem apagar silenciosamente a anterior.

O mapa conferido já autoriza a compra?

Não no fluxo proposto aqui. A entrega prepara a análise do comprador, enquanto seleção, autorização e geração de pedido permanecem em etapas próprias.

Próximo passo: avaliar a conexão com o processo atual

Com os campos e as pendências definidos, a pergunta passa a ser o que o sistema atual já atende e qual informação ainda precisa circular. Para avaliar se vale conectar as respostas ao seu processo, veja a análise de viabilidade da integração de sistemas.