Aqui fica uma possível introdução para o post “Gestores de tráfego de agências: o que fazem e porque são essenciais”:
No agitado dia a dia de uma agência, projetos e tarefas se sucedem em ritmo alucinante. Para evitar o caos e garantir que cada entrega seja entregue no prazo, entra em jogo um papel crucial: o gestor de tráfego da agência. Embora muitas vezes desconhecido ou incompreendido, esse gestor de projetos orquestra a fluidez do trabalho dentro da agência, desde a entrada de novos projetos até a sua entrega final.
Ao planejar cuidadosamente os cronogramas, supervisionando as tarefas e os recursos disponíveis, o gestor de tráfego garante que cada compromisso seja honrado sem problemas. Longe de simplesmente direcionar o tráfego, seu papel é fundamental para otimizar a eficiência da agência e manter a satisfação do cliente. Quer você seja um especialista experiente ou um novato no mundo das agências, este artigo irá levantar o véu sobre as funções, a importância e a integração desta engrenagem essencial.
Prepare-se para descobrir as múltiplas facetas do gestor de tráfego, o seu impacto direto na rentabilidade e no sucesso da agência. Discutiremos também as ferramentas essenciais para cumprir esta delicada missão. Continue lendo para aprender mais sobre esse papel pouco conhecido, mas tão vital.
Gerenciamento de Tráfego de Agências
O gerenciamento de tráfego é crucial para agências, pois garante que o trabalho flua suavemente e seja entregue dentro do prazo. Um gerente de tráfego de agência mantém uma visão geral de todos os projetos e tarefas em andamento, planejando cronogramas, monitorando recursos e garantindo a conclusão pontual de cada projeto.
Ele é responsável por determinar a capacidade da agência de assumir novos trabalhos, atribuir tarefas de maneira equilibrada à equipe, e garantir que os prazos acordados sejam cumpridos. O objetivo é maximizar as horas faturáveis e a utilização eficiente dos recursos disponíveis.
Funções de um Gerente de Tráfego de Agência
Um dia típico de um gerente de tráfego pode incluir verificar novas solicitações de trabalho, analisar recursos e agendas, atribuir tarefas, construir cronogramas, comunicar-se com as equipes, atualizar a liderança sobre a carga de trabalho, ajustar agendas e compromissos conforme necessário, gerar relatórios e identificar melhorias nos processos.
Integração do Gerente de Tráfego na Equipe da Agência
O gerente de tráfego desempenha um papel central, atuando como o “coração” da agência, onde todos os projetos e pessoas se encontram. Ele pode se reportar ao diretor da agência, gerente de projetos, gerente geral ou gerente de operações, dependendo do tamanho e estrutura da organização. Ele trabalha em estreita colaboração com gerentes de projeto e gerentes de contas.
Importância dos Gerentes de Tráfego de Agência
Os gerentes de tráfego são importantes porque: (1) Aumentam a eficiência e a receita, otimizando o tempo faturável; (2) Mantêm os clientes satisfeitos, garantindo o cumprimento dos prazos; e (3) Previnem o esgotamento da equipe, gerenciando adequadamente a carga de trabalho.
Software de Gerenciamento de Tráfego de Agência
Os gerentes de tráfego geralmente utilizam uma combinação de plataformas de gerenciamento de projetos, gerenciamento de recursos e ferramentas de comunicação para planejar, acompanhar e controlar o fluxo de trabalho na agência. O Resource Guru, por exemplo, permite visualizar a disponibilidade e os compromissos da equipe, facilitando a criação de agendas e a maximização dos recursos.
Conexão entre Gerenciamento de Tráfego e Gerenciamento de Recursos
O gerenciamento de recursos é crucial para o gerenciamento de tráfego, pois a agência não pode entregar o trabalho prometido sem as pessoas necessárias para executá-lo. Os gerentes de tráfego precisam de visibilidade total sobre a carga de trabalho de toda a equipe para criar agendas realistas e evitar sobrecarregar ou subaproveitar os recursos.
Trabalho mais Eficiente e Agência de Sucesso
Concluindo, o gerenciamento de tráfego eficiente é fundamental para o sucesso de uma agência. O gerente de tráfego é a “espinha dorsal” da agência, solucionando problemas, apagando incêndios e garantindo que os projetos sejam concluídos e entregues aos clientes no prazo. Com o Resource Guru, o gerenciamento de tráfego fica mais fácil, simplificando a criação de agendas e a maximização dos recursos disponíveis.
Funções de um Gerente de Tráfego de Agência
O gerente de tráfego é essencialmente o guardião do cronograma. Eles têm certo nível de supervisão sobre tudo o que a agência está trabalhando. Precisam dessa perspectiva holística para atribuir, planejar e agendar trabalhos de forma eficaz.
As principais responsabilidades de um gerente de tráfego incluem:
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- Determinar a capacidade da agência de assumir novos pedidos de trabalho e dentro de qual prazo
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- Atribuir trabalhos e manter cargas de trabalho equilibradas em toda a equipe
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- Garantir que a agência entregue os trabalhos dentro ou antes do prazo acordado
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- Melhorar ou manter a taxa de utilização da agência, visando um alto percentual de horas faturáveis
Um dia típico de um gerente de tráfego pode envolver:
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- Checar novos pedidos de trabalho ou projetos que precisam ser atribuídos
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- Analisar recursos e cronogramas para entender o que é possível
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- Atribuir tarefas e trabalhos de acordo com as limitações
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- Criar cronogramas para campanhas, projetos e entregas
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- Comunicar-se com equipes para acompanhar o progresso ou possíveis obstáculos
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- Atualizar a liderança da agência sobre carga de trabalho, recursos e progresso
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- Monitorar notificações para acompanhar o progresso do trabalho e cronogramas
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- Ajustar cronogramas e compromissos quando surgirem mudanças
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- Criar e analisar relatórios para identificar melhorias de processos para trabalhos futuros
Integração do Gerente de Tráfego na Equipe da Agência
O gerente de tráfego desempenha um papel crucial em uma agência, mas por ter supervisão sobre tudo o que a agência está fazendo, pode ser um desafio entender como e onde ele se encaixa na equipe. Não há uma resposta definitiva para isso – diferentes agências usam diferentes hierarquias e organogramas, dependendo de seu tamanho e configuração.
Para quem o gerente de tráfego se reporta? Depende do tamanho da agência, estrutura interna e prioridades, compartilha Tara. O gerente de tráfego pode trabalhar sob a supervisão do:
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- Chefe de gerenciamento de projetos
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- Gerente geral
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- Diretor executivo
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- Gerente de operações
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- Outro cargo que lidera estratégia e planejamento
Em agências menores, é mais provável que o gerente de tráfego se reporte diretamente ao diretor da agência, já que a hierarquia organizacional tende a ser mais simples e racionalizada, diz Tara.
Embora o gerente de tráfego permaneça concentrado no cronograma, ele certamente não trabalha isolado. Eles frequentemente precisam se comunicar e colaborar com outras pessoas em toda a agência, especialmente proprietários de projetos, gerentes de projetos e gerentes de contas.
Independentemente da estrutura da agência, os gerentes de tráfego desempenham um papel central, atuando como o batimento cardíaco da agência, onde todos os projetos e pessoas se unem em uma coordenação complexa, explica Kimberley.
Importância dos Gerentes de Tráfego de Agência
Os gerentes de tráfego de agência desempenham um papel crucial no sucesso de uma agência. Eles impulsionam a eficiência e a receita, mantêm os clientes satisfeitos e previnem o esgotamento dos funcionários.
1. Gerentes de tráfego aumentam a eficiência e a receita
Em uma agência, o tempo é literalmente dinheiro, por isso é essencial utilizá-lo da maneira mais eficiente possível. Os gerentes de tráfego otimizam o tempo disponível e faturável da agência, agendando estrategicamente o trabalho. Há menos tempo ocioso, menos confusão e menos incertezas sobre o que fazer em seguida, o que se traduz diretamente em maior eficiência e mais receita para a agência.
2. Gerentes de tráfego mantêm os clientes satisfeitos
Embora os gerentes de tráfego não estejam focados diretamente no atendimento ao cliente (essa é a função do gerente de contas), eles mantêm os clientes satisfeitos de uma maneira importante: garantindo que a equipe cumpra os prazos. Ao gerenciar e monitorar cuidadosamente o fluxo de trabalho, os gerentes de tráfego confirmam que o trabalho fique pronto no prazo ou até mesmo adiantado. Isso significa clientes mais satisfeitos, melhor retenção de clientes e, novamente, um aumento na receita.
3. Gerentes de tráfego previnem o esgotamento
O esgotamento é uma realidade para as agências, com a indústria de marketing e publicidade experimentando uma taxa de esgotamento de quase 70% globalmente. Não há uma solução fácil para o esgotamento, mas os gerentes de tráfego certamente ajudam a mantê-lo sob controle, garantindo uma carga de trabalho razoável e gerenciável para cada membro da equipe. Como a programação é cuidadosamente planejada e monitorada, é menos provável que as pessoas sejam sobrecarregadas ou convocadas para emergências. E quando a sobrecarga de trabalho contribui diretamente para o esgotamento, é difícil exagerar a importância de ter uma pessoa designada para manter as coisas sob controle.
Software de Gerenciamento de Tráfego de Agência
Você não precisa procurar muito para ver reclamações sobre fadiga de ferramentas e proliferação de software. A pesquisa de Tecnologia de Marketing de 2023 da Gartner constatou que a organização média utiliza apenas 33% de sua pilha de martech.
Mas as coisas são diferentes em uma agência. Desde programas de design gráfico até agendadores de mídias sociais e plataformas de análise, a realidade é que as agências precisam de muito software para entregar trabalhos com sucesso aos seus clientes.
A boa notícia é que os gerentes de tráfego não precisam usar todos eles – eles se concentram mais no software especificamente usado para o planejamento e gerenciamento do trabalho, e não tanto na execução criativa real.
Este é outro aspecto que pode variar entre agências, mas geralmente o software de gerenciamento de tráfego de agência envolverá alguma combinação de:
Plataforma de Gerenciamento de Projetos
Isso dá ao gerente de tráfego visibilidade de todo o trabalho que está sendo feito em toda a agência, o status desses projetos, atribuições de tarefas, dependências de tarefas e todos os outros detalhes de que precisam para entender e gerenciar melhor o fluxo de trabalho.
Plataforma de Gerenciamento de Recursos
O gerente de tráfego é responsável por garantir que a agência tenha os recursos certos, principalmente pessoas, para concluir o trabalho dentro do prazo correto. O software de gerenciamento de recursos, como o Resource Guru, permite que eles vejam exatamente quem está fazendo o quê, quando e onde. Isso facilita muito a criação e ajuste de cronogramas à medida que o trabalho continua evoluindo e mudando.
Ferramentas de Comunicação
O gerenciamento de tráfego envolve muita comunicação e colaboração. Os gerentes de tráfego de agência usarão uma variedade de ferramentas de comunicação – e-mails, mensagens instantâneas, videochamadas e mais – para se manterem conectados aos líderes de agência ou projeto e outros funcionários.
Conexão entre Gerenciamento de Tráfego e Gerenciamento de Recursos
Se tivéssemos que resumir o principal papel de um gerente de tráfego, seria este: eles garantem que a agência conclua o trabalho no prazo. Há muito envolvido em acertar isso, mas é difícil superestimar a importância do gerenciamento de recursos – a agência não pode entregar o que foi prometido se não tiver as pessoas necessárias para realizar o trabalho.
Os gerentes de tráfego precisam ser específicos e detalhados. Eles não podem operar com base em suposições ou otimismo de que a agência conseguirá encaixar uma tarefa ou entrega. Eles precisam de dados e visibilidade total sobre a carga de trabalho de toda a equipe.
O Resource Guru ajuda as agências a manter o controle de todos os recursos – pessoas, equipamentos e até mesmo salas de reunião – em um só lugar centralizado. É um software simples que torna rápido e fácil criar cronogramas e maximizar todos os seus recursos disponíveis. Obtenha uma visão geral instantânea da disponibilidade e agendas no Resource Guru e gerencie o tráfego com facilidade.
O Resource Guru mostra quem está disponível para o quê. Você pode rapidamente reservar membros da equipe, arrastar e soltar esses compromissos e fazer alterações. Se houver um conflito ou um conflito de agendamento, você pode adicionar algo à lista de espera para evitar overbooking. Os relatórios também mostrarão a produtividade e as taxas de utilização da sua equipe, para que você possa ajudar a agência a aumentar o tempo e o faturamento faturáveis.
Em resumo, com o Resource Guru, os cronogramas da sua agência podem ser simplificados em vez de um emaranhado. Trabalho mais eficiente e agência de sucesso
Trabalho mais Eficiente e Agência de Sucesso
Para qualquer agência, concluir o trabalho no prazo é crucial. Atrasos e prazos perdidos, particularmente se forem uma ocorrência comum, podem causar caos interno, corroer a confiança do cliente, danificar a reputação da agência e impactar negativamente seu faturamento.
É por isso que o papel do gerente de tráfego da agência é tão crucial. O gerente de tráfego é a espinha dorsal da agência. Em minha opinião, eles fazem toda a diferença entre uma agência bem administrada e outra que não é, diz Tara. Eles são os heróis anônimos da agência que resolvem problemas, apagam incêndios e garantem que os projetos sejam concluídos e entregues aos clientes no prazo.
O gerenciamento de tráfego pode ser difícil, mas o Resource Guru torna mais fácil. Inicie seu teste gratuito hoje.
Benefícios do Gerenciamento de Tráfego
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- Gerentes de tráfego aumentam a eficiência e a receita, maximizando o tempo disponível e faturável da agência.
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- Gerentes de tráfego mantêm os clientes satisfeitos, garantindo que a equipe cumpra os prazos.
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- Gerentes de tráfego previnem o esgotamento, mantendo uma carga de trabalho razoável e administrável para cada membro da equipe.
Com o Resource Guru, os cronogramas da sua agência podem ser simplificados em vez de uma bagunça emaranhada. Ele mostra quem está disponível para o quê, permite agendar compromissos rapidamente e fazer alterações com facilidade. Se houver conflito, você pode adicionar algo à lista de espera para evitar sobrecargas.
